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INFORMATIVA SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES ART. 13 DEL REGLAMENTO (UE) Nº 2016/679

Le informamos, de conformidad con los artículos 13 y 14 del Reglamento (UE) n.º 2016/679 (en adelante, el «RGPD») y del Decreto Legislativo italiano 196/2003, armonizado por el Decreto legislativo italiano 101/2018, que los datos personales que le conciernen y que usted nos ha facilitado podrán ser objeto de tratamiento, en cumplimiento de la normativa antes mencionada y de las obligaciones de confidencialidad, en la forma y para los fines que se indican a continuación.

Los destinatarios de la presente información son los invitados que acceden a las instalaciones y/o locales y a los servicios ofrecidos por el responsable del tratamiento.

1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El responsable del tratamiento, de conformidad con el Reglamento UE n.º 2016/679, es:

- Montecarlo SPA Immobiliare, con sede legal en Florencia, Lungarno del Tempio 44, código fiscal y número de IVA 00434210480, hr@fhhotelgroup.com, para todas sus sedes operativas y unidades locales (en adelante, la «Sociedad» o el «Responsable»).

2. FUENTES Y CATEGORÍAS DE LOS DATOS TRATADOS

Los datos personales que la Sociedad pueda recabar serán, por regla general, facilitados directamente por usted e incluyen, a título de ejemplo:

• datos identificativos y personales (por ejemplo, nombre y apellidos, dirección, teléfono, correo electrónico, imagen contenida en el documento de identidad, etc.);
• datos económicos y patrimoniales, incluidos datos bancarios y de pago;
• Su imagen, previo consentimiento explícito, dentro de los límites de los fines indicados en el apartado 3 siguiente;
• De forma residual, y con el único fin de proteger su acceso a las instalaciones y locales y a los servicios ofrecidos por el responsable, datos relativos a su condición física o estado de salud (por ejemplo, solicitud de estado de embarazo para acceder al SPA, o posibles intolerancias/alergias).

Se precisa que pueden tratarse datos de menores, para los mismos fines indicados en el apartado siguiente.

3. FINALIDADES Y BASES LEGALES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales serán recopilados y tratados por la Sociedad para las siguientes finalidades:

1. Permitirle acceder a las instalaciones y locales del responsable y a los servicios y productos comercializados;
2. Permitirle acceder al servicio Wi-Fi;
3. Realización de todas las actividades administrativas, contables y fiscales relacionadas con la finalidad indicada en la letra (a) anterior;
4. Ejercicio de los derechos del responsable, con especial referencia al derecho de defensa en juicio;
5. Fines de marketing, relacionados con el envío, previo consentimiento, de comunicaciones comerciales y promocionales a través de métodos de contacto automáticos (por ejemplo, correo electrónico, SMS) sobre los productos, servicios o eventos de Montecarlo SPA Immobiliare, así como para enviarle cuestionarios o encuestas destinados a sondear su nivel de satisfacción sobre la estancia, los servicios y las actividades organizadas por el responsable;
6. Finalidad de la elaboración de perfiles, para analizar sus preferencias, hábitos, comportamientos, intereses, productos y servicios adquiridos durante su estancia con el fin de mejorar el servicio prestado, así como para enviarle comunicaciones comerciales personalizadas, promociones y servicios basados en sus necesidades y preferencias o para recomendarle otros productos en línea con sus compras anteriores;

El tratamiento de los datos personales, incluidos los contemplados en el art. 9 del RGPD (por ejemplo los «datos especiales») dentro de los límites de las finalidades indicadas anteriormente, se lleva a cabo sobre la base de los siguientes supuestos de licitud:

• 6, apdo. 1. Letra B) del RGPD, dado que, con referencia a los fines a), b) y c) del apartado anterior, el tratamiento es necesario para la ejecución del contrato que lo vincula al responsable;
• 6, apdo. 1. Letra C) del RGPD, considerando que, en relación con la finalidad indicada en la letra c), el tratamiento es necesario, además, para cumplir con las obligaciones legales que incumben al responsable del tratamiento;
• 6, apdo. 1. Letra F) del RGPD, siempre que, dentro de los límites de los fines indicados en la letra d) del apartado 3 anterior, el tratamiento sea necesario para la defensa, el ejercicio o la determinación de los derechos del Responsable del tratamiento ante los tribunales judiciales o extrajudiciales.

De ello se deriva que, en relación con los fines anteriormente mencionados, el tratamiento es obligatorio. El hecho de no facilitar los datos, o de facilitar datos inexactos o incompletos, impedirá el acceso a los Servicios y a las Instalaciones y locales del responsable.

• 6, apdo. 1 Letra A), ya que, en relación con la finalidad indicada en las letras e) y f), el tratamiento solo es posible en caso de consentimiento.

4. NATURALEZA DE LA CESIÓN Y CONSECUENCIAS.

La cesión de los datos para los fines indicados en las letras a), b), c) y d) del apartado 3 anterior es necesaria para el cumplimiento de las obligaciones precontractuales y contractuales, así como de las obligaciones legales que incumben al responsable; el hecho de no facilitar dichos datos impedirá a este permitirle el acceso a sus instalaciones, locales, actividades o servicios.

Por el contrario, la cesión de los datos para los fines indicados en las letras e) y f) del apartado 3 anterior es opcional y el tratamiento de dichos datos requiere su consentimiento previo; en caso de no prestarse dicho consentimiento, el Responsable no podrá tratar los datos para dichos fines.

5. COMUNICACIÓN, TRANSFERENCIA Y DIFUSIÓN DE LOS DATOS

Le informamos que sus datos serán conservados en nuestra sede, además de en la estructura o servicio en el que es invitado, y serán comunicados exclusivamente a los sujetos competentes para la realización de los servicios necesarios para una correcta gestión de la relación, con garantía de protección de los derechos del interesado. Sus datos serán tratados, en particular, por las siguientes categorías de sujetos:

• Terceras empresas u otros sujetos que realizan determinadas actividades externalizadas por cuenta del responsable, en calidad de encargados externos del tratamiento en virtud de un contrato vigente entre las partes;
• Sujetos a los que la comunicación es obligatoria por ley;
• Las empresas corresponsables del tratamiento con las que existe un Acuerdo de Corresponsabilidad de conformidad con el Art. 26 del RGPD;
• Los sujetos pertenecientes a las categorías anteriormente mencionadas actuarán como responsables del tratamiento de los datos o como corresponsables del tratamiento, dependiendo del caso.

También podrán tener conocimiento de sus datos los empleados y colaboradores del responsable, en calidad de sujetos autorizados para el tratamiento según el art. 29 del RGPD, así como todos los sujetos en general que tengan acceso a la intranet de la empresa y/o a los perfiles sociales de la empresa. Sus datos personales serán procesados en Italia y almacenados en archivos electrónicos ubicados en países pertenecientes a la Unión Europea.

Estos no serán transferidos fuera de la Unión Europea y nunca serán divulgados, es decir, no se darán a conocer a personas ajenas, en ninguna forma posible.

6. MODALIDAD DEL TRATAMIENDO DE DATOS

Los datos recopilados serán tratados mediante instrumentos electrónicos o, en cualquier caso, automatizados, informáticos y telemáticos, o mediante procesos manuales con lógicas estrictamente relacionadas con los fines para los que se han recogido los datos personales y, en cualquier caso, de forma que se garantice en todo momento la seguridad y confidencialidad de estos. Además, la Empresa utiliza sistemas informáticos y programas configurados de tal manera que se reduzca al mínimo el uso de datos personales, excluyendo su tratamiento cuando los fines del mismo puedan perseguirse mediante el uso de datos anónimos y/o datos que permitan identificar al interesado solo en caso de necesidad.

7. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS

Los datos se conservan, en una forma que permite identificar al interesado, durante el tiempo estrictamente necesario para alcanzar los fines para los que se recopilan y de conformidad con la normativa vigente y las obligaciones de la ley. En concreto, sin perjuicio de la posible solicitud anticipada de cancelación de los datos por parte del interesado (cuando sea aplicable y legítima), los datos personales recopilados serán conservados por la Empresa durante toda la duración de la relación contractual y, en general, durante los 10 años siguientes a la extinción de esta, con el fin de cumplir con obligaciones legales o contractuales específicas, incluidas las impuestas por las disposiciones vigentes en materia civil y fiscal. Se permite el almacenamiento de datos incluso tras la conclusión de la relación contractual cuando sea necesario para el ejercicio de los derechos del responsable, con especial referencia al derecho de defensa en caso de litigios, respetando los plazos de prescripción previstos por la ley.

Estos plazos de conservación pueden estar sujetos a modificaciones cuando lo requieran circunstancias especiales que impidan alcanzar los fines indicados en los plazos mencionados.

8. DERECHOS DEL INTERESADO

En cualquier momento podrá ejercer los derechos previstos en los artículos 15-21 del RGPD y, por lo tanto, podrá acceder a los datos, oponerse a su tratamiento o solicitar la cancelación, la modificación, la limitación del tratamiento o la actualización de toda la información personal recopilada por el responsable, así como obtener de este la portabilidad de los datos recopilados y revocar el consentimiento prestado (limitado a los fines del tratamiento para los que se ha prestado dicho consentimiento). Por último, le recordamos que, si considera que el tratamiento de sus datos ha infringido las disposiciones del Reglamento, siempre podrá presentar una reclamación ante la Autoridad Garante para la Protección de Datos o ante la autoridad de su país de residencia habitual, de su lugar de trabajo o del lugar donde se haya producido la supuesta infracción. Para ejercer los derechos mencionados anteriormente, puede enviar un correo electrónico a la dirección: hr@fhhotelgroup.it, utilizando también el formulario específico puesto a disposición por el Garante en www.garanteprivacy.it.